Decálogo para una Conference Call eficiente

El primer paso, es estar conectado a la hora fijada. Normalmente intervienen varias personas, no solo de tu equipo, sino con tus propios clientes, y dado a que a veces la conexión o la herramienta utilizada puede generar algún imprevisto es importante ser previsores y probar con antelación para no hacer esperar al resto de intervinientes demostrando profesionalidad y eficiencia en nuestro trabajo.

Hay que fijar un objetivo claro como propósito principal de la conference call: un estatus con el equipo, presentación de un proyecto, establecer pautas a nuestros proveedores… Además, para que este objetivo sea aún más claro, puedes ayudarte de herramientas de videollamada que permiten compartir pantalla y proyectar presentaciones, gráficos o los recursos audiovisuales para facilitar el entendimiento al resto de interlocutores, o simplemente, hacer más dinámica y entretenida la reunión.

Preparar bien el contenido de la call es vital para no dejar ningún asunto sin resolver durante la llamada, provocando correos o llamadas posteriores. Además, este guión nos sirve para no desviarnos de los temas realmente importantes mejorando la eficiencia de la propia llamada y reduciendo el tiempo de ésta a lo indispensable.

Es importante que, en una llamada con más de 2 intervinientes, una de las personas sea el encargado de liderarla o moderarla, siguiendo el guión de temas preestablecidos. Esta persona debe ser capar de identificar el cierre de cada asunto para pasar hábilmente a tema siguiente de una forma ágil y amena.

Cuando vamos a tratar sobre un contenido concreto o muy específico, para el que necesitamos apoyarnos en informes, datos, etc, es esencial enviar previamente a los interlocutores esa información, para que durante la llamada ya todo el mundo tenga la información necesaria o pueda realizar las consultas pertinentes.

Cuando las reuniones no se realizan face to face, es posible despistarnos en algún momento con distracciones de nuestro entorno o con otras tareas que tenemos pendientes. Pero para una llamada realmente eficaz, intenta estar en un ambiente relajado y evitando el multitasking para así centrar toda la atención en los asuntos que se están tratando.

En relación con el punto anterior, y para no distraernos ni distraer al resto de participantes, es importante silenciar el móvil o la herramienta utilizada para la conferencia cuando no estamos hablando, así evitaremos que se incorporen ruidos o sonidos incómodos.

Al igual que en una reunión presencial, no debemos interrumpir y permitir al otro finalizar su mensaje, en una conference call debemos ser aún más cuidadosos. A veces hay interferencias de sonido o el sonido viene con algo de retraso, por eso debemos ser pacientes y estar seguros de que el otro ha finalizado antes de intervenir para asó mantener una conversación entendible por todos los miembros. 

Durante nuestro speech debemos mantener la atención de el resto de los oyentes y estar seguros de que nos estamos haciendo entender, para ello, podemos preguntar a la audiencia su opinión o pedir su intervención, para determinadas aclaraciones cuando procedan.

Y lo más importante, hay que ser directos y concisos, así debe ser la comunicación. Es importante ir a lo esencial para no perderse en lo secundario y conseguir transmitir la idea principal de forma rápida y sencilla.